Hootsuite avuksi sosiaalisen median hallintaan

Mikä on paras somenhallintatyökalu? Törmään tähän kysymykseen lähes viikottain, enkä usko että tähän oikeaa vastausta onkaan. Hyviä työkaluja on paljon ja paras työkalu on se, mikä tukee omaa liiketoimintaa parhaiten. En siis tässäkään tule vastaamaan, mikä on paras työkalu somen hallintaan, vaan esittelen yhden monipuolisimmista palveluista, jota itse olen käyttänyt nyt useamman vuoden ajan yli sadan sometilin yhtäaikaiseen hallintaan.

Hootsuite on oman esittelynsä mukaan palvelu ”to manage all your social media in one place” ja sitä se toden totta onkin. Hootsuiten avulla hallinnoit Facebookia, Instagramia, Twitteriä, LinkedInin yrityssivuja, Pinterestiä ja Google My Business -tilejä ja Youtubea helposti ja tehokkaasti. Kanavasta ja tilauksen laajuudesta riippuen voit julkaista ja mainostaa näistä palveluissa, seurata omissa kanavissa ja ulkoisissa medioissa tapahtuvaa keskustelua sekä mitata, miten onnistut tavoittamaan yleisösi sosiaalisessa mediassa.

Esittelen Hootsuiten Enterprise-tason käyttöä ja ominaisuuksia, jotka kaikki eivät ole käytössä muilla tasoilla. Lisenssien välisiä eroja voit tarkastella täältä ja halutessasi ottaa käyttöön ilmaisversion. Koska Hootsuiten käyttöliittymää ei ole saatavilla suomeksi, käytän tässä englanninkielisiä termejä erottelemaan ominaisuuksia.

KÄYTTÄJÄHALLINTA

Hootsuitessa käyttäjät ja sometilit jaetaan tiimeihin. Näin tiimeille voi jakaa vain tietyn osan tileistä. Pääkäyttäjä hallinnoi sekä tiimejä, että käyttäjiä ja jakaa oikeuksia tarpeen mukaan. Taustalle voi luoda mm. automaatioita, joilla tiettyyn kanavaan tulevat viestit tiketöidään automaattisesti tietylle tiimille. Näin voidaan liittää yrityksen asiakaspalvelu Hootsuiteen. Integraatioiden kautta tätä voidaan laajentaa mm. Zendeskiin.

Lisää tietoa käyttäjähallinnasta löydät Hootsuiten dokumentaatiosta.

STREAMS

Hootsuiteen lisättyjen sometilien sisällön saa näkymään Streams-välilehdelle. Suomennettuna ”sisältövirta” kuvastaa tätä varmasti parhaiten. Streamejä voi rakentaa eri käyttötarkoituksiin itselle parhaimmalla tavalla joko tyhjälle alustalle tai käyttäen valmiita pohjia. Streamit jaetaan ”tabeihin” eli välilehdiksi. Tabeja voi olla 20 (olen tosin löytänyt tähän kiertotien, eli niitä voi olla periaatteesa rajattomasti, mutta samalla se hidastaa latautumista) ja jokaisella tabilla voi olla 10 Streamiä.

Stream voi olla somepalvelusta riippuen:

FACEBOOK

Timeline (sivun seinä, omat ja vierailijoiden julkaisut)
My Posts (omat julkaisut)
Mentions (maininnat muilla sivuilla)
Messages (yksityisviestit)
Unpublished (julkaisut, jotka on poistettu julkaisusta)
Activity (kaikki kommentit ja maininnat)
Pages (mikä tahansa muu sivu, jota haluat seurata tiettynä sivuna)
Scheduled (ajastetut tulossa olevat postaukset)

Facebook-streameissa voit tykätä julkaisuista, kommentoida niitä tai jakaa julkaisun muille Hootsuiteen liitetyille Facebook-sivuille. Postaukset voi tiketöidä muille käyttäjille tarkastettavaksi ja kommentoitavaksi. Kommenteista voi luoda myös uuden streamin, jolloin tietyn postauksen kommentteja on helpompi seurata vaikkapa somekriisin osuessa kohdalle. Julkaisut voi lähettää suoraan sähköpostiin tiedoksi tai Hootsuite Adsiin mainostettavaksi. Itse käytän paljon Trelloa ja Hootsuiten Trello-integraation kautta pystyn lähettämään postaukset Trelloon todo-listaksi käsittelyä ja arkistointia varten.

TWITTER

Home (oma Twitter -feed)
Mentions (maininnat)
Retweets (omat retweetit)
Followers (uudet seuraajat ja heidän viimeisin twiitti)
Lists (mikä tahansa omista listoista)
Likes (omat tykkäykset)
My Tweets (omat twiitit)
Search (mikä tahansa Twitter-haku)
Scheduled (ajastetut tulossa olevat twiitit)

Twitter-streameissa voit tykätä julkaisuista, vastata niihin ja retweetata. Twiitit voi tiketöidä muille käyttäjille tarkastettavaksi ja kommentoitavaksi. Twiitteja voi tagata Hootsuiten sisäisillä tageilla tai lähettää sähköpostiin (tai esim. Trelloon, kuten FB:n tapauksessa).

INSTAGRAM

My posts (omat postaukset)
Scheduled (ajastetut tulossa olevat postaukset)
Hashtag (hashtag-haku)

Instagram-streameissa voit seurata julkaisuja ja jakaa, eli regrammata niitä. Tällä hetkellä API estää suoran tykkäämisen ja kommentoinnin. Postauksia voi tagata Hootsuiten sisäisillä tageilla tai lähettää sähköpostiin (tai esim. Trelloon, kuten FB:n tapauksessa). IG:n API-rajoitusten vuoksi Hootsuite ei näytä postaajan nimeä/tiliä hashtag-hakujen yhteydessä. Voit kuitenkin klikata “view on Instagram”-linkkiä ja tarkastaa tämän suoraan IG:ssa.

Updates (omat postaukset)
Scheduled (ajastetut tulossa olevat postaukset)

LinkedIn-streameissa voit tykätä julkaisuista ja kommentoida niitä. Postauksia voi tagata Hootsuiten sisäisillä tageilla tai lähettää sähköpostiin tarkastettavaksi. Kommenteista voi luoda Comment Streamin kuten FB-streameissa.

YOUTUBE

My Videos (omat julkaisut)
Published Comments (julkaistut kommentit omiin julkaisuihin)
Moderate
Likely Spam
Search (haku millä tahansa termillä Youtubesta)
Playlist (mikä tahansa oma playlist)

YouTube-streameissa voit tykätä/et tykätä julkaisuista sekä kommentoida ja jakaa niitä. Postauksia voi tagata Hootsuiten sisäisillä tageilla tai lähettää sähköpostiin (tai esim. Trelloon, kuten FB:n tapauksessa). Postaukset voi lähettää myös Hootsuite Adsiin mainostettavaksi. Kommenteista voi luoda Comment Streamin kuten FB-streameissa. Saatavilla on myös embed code sekä mahdollisuus lisätä videoita soittolistoille.

Latest Pins (omat Pinnit)
Draft Pins (luonnokset)
Pin Calendar (kalenteri tulevista Pinneistä)
Scheduled Pins (ajastetut Pinnit)
Content suggestions (sisältöehdotuksia)

Pinterest toimii Hootsuitessa Tailwind-nimisen palvelun avulla. Hootsuiteen asennetaan ilmainen Tailwind-lisäosa tätä varten. Tailwind on erillismaksullinen palvelu, voit tutustua Tailwindiin täällä.
Pinterestiin julkaiseminen onnistuu Hootsuitesta ilman Tailwind-tiliä.

MUUTA

Streameihin voi tuoda mm. RSS-fiidin ulkoisesta lähteestä, esim. Mediaseurannasta. Näin kaikki yrityksen oma sisältö, sekä muiden tuottama sisältä ja keskustelut ovat samalla työpöydällä. RSS-strea,missa olevia julkaisuja voi jakaa, ajastaa, tiketöidä, lisätä ”lue myöhemmin” -listoille, tallentaa ja lisätä suosikiksi. Lisäksi jokaiseen sisältöön voi lisätä muistiinpanoja.

Jos käytössä on Hootsuite Ads, saa sen myös streamiksi. Ads-streamissa voi nopeasti tarkastella käynnissä olevia kampanjoita sekä tehdä nopeita muutoksia kampanjoihin. Se ei kuitenkaan korvaa mitenkään varsinaista Ads-käyttöliittymää, vaan toimii sen tukena.

Hootsuiteen on saatavilla kymmeniä erilaisia lisäosia ja näiden eri ominaisuuksia on mahdollista lisätä myös streameihin.

INBOX

Inbox on Hootsuiten ”asiakaspalvelu”-osio. Inbox kerää kaikkien Facebook-sivujen, LinkedIn-yrityssivun ja Twitter-tilien yksityisviestit yhteen laatikkoon. Viestejä on mahdollisuus suodattaa kanavittain sekä tiketöidä eri käyttäjille ja tiimeille. Viestit jakautuvat Unassigned, Assigned, Assigned to me ja Done -otsikoiden alle.
Kun viesti on käsitelty ja siirretty Done-osioon se ei kuitenkaan siirry Facebookissa mihinkään vaan jää postilaatikkoon. Jos viestiin vastataan Facebookissa, vastaus näkyy myös Hootsuiten Inboxissa. Jos viestiin vastataan Hootsuitessa, näkyy vastaus luonnollisesti myös Facebookissa.

PUBLISHER

Publisher on tarkoitettu julkaisujen tekemiseen ja ajastamiseen. Publisherin ensimmäinen osio on Planner , joka avautuu viikkonäkymään, missä ajastetut julkaisut näkyvät kalenterimerkintänä. Näkymää voi suodattaa kanavittain tai kampanjoittain, mikäli postaukset on tehty kampanjoiden sisään. Voit myös katsoa kerralla kaikki tulevat postaukset. Kun postaus on julkaistu se muuttuu kalenterissa harmaaksi.

Publisherin Content -osiossa voi tarkastella luonnoksia, ajastettuja postauksia, menneitä ajastuksia sekä Approval -ketjussa olevia postauksia. Jos käytössä on RSS-feedejä, sisältökirjastoja, tai vaikka Google Drive, voi näitä sisältöjä ottaa työstöön Content -osiossa.

Jos ajastettavia postauksia on paljon, voi ne ladata Content-osiossa Excel-tiedostona, jolloin tekstit ja linkit saa helposti yhdellä ajolla kalenteriin. Tämän jälkeen postauksia voi muokata, lisätä niihin kuvia ja tehdä muut tarvittavat toimenpiteet.

Promote-osiossa voit luoda automaattisia boostaussääntöjä postauksille. Voit vaikkapa määrittää, että kaikkia linkin sisältäviä postauksia tietyltä tililtä markkinoidaan tietyllä summalla tietyn aikaa. Kuvassa tarkemmin eri sääntömahdollisuuksia automaattimarkkinoinnille. Promote-osio ei vaadi Hootsuite Adsia, mutta samat säännöt löytyvät molemmista. Promote luo valmiit kampanjat, mainosryhmät ja mainokset ja vie ne Facebookin mainonnanhallintaan. Kampanjoita voi säätää sen jälkeen halutessaan myös siellä.

Varsinainen uuden postauksen luominen tapahtuu Compose-ikkunassa. Ensin valitaan kampanja, johon postaus kuuluu. Kampanjavalinta täyttää valmiiksi mm. UTM-tagit linkkeihin. Kampanjavalinta ei kuitenkaan ole pakollinen, vaan postauksen voi luoda ilman kampanjaakin.

Tämän jälkeen valitaan kanavat, mihin postataan, kirjoitetaan teksti, lisätään linkit, kuvat ja videot. Mikäli postauksessa on linkki, Hootsuite tunnistaa sen ja ehdottaa UTM-tagien lisäystä. Tagit voi kirjoittaa suoraan tai lisätä valmiista templateista. Linkin voi myös lyhentää ow.ly -muotoon tai custom-lyhenteeksi, mikäli sellaisen omistaa.

Postaukseen voi lisätä myös tageja, joiden avulla postausta voi seurata analytiikassa helpommin. Itse pidän näistä tageista, koska niiden avulla postausten ryhmittely on helppoa seurantavaiheessa.
Postaukseen voi lisätä myös location-tagauksen.

Hootsuite näyttää valmiin esikatselun kaikista valituista kanavista. Itse en yleensä sekoita eri palveluita, vaan teen erikseen postaukset Facebookiin, Twitteriin ja Instagramiin, mutta jossain tapauksissa saatan käyttää samaa sisältöä useammassa palvelussa.

Kuvat ja videot voi ladata suoraan koneelta tai käyttää Content Librarya. Tarjolla on ilmaisia kuvapankkikuvia mutta hyödyllisempää on integroida esim. Onedrive, Google Drive tai Dropbox Hootsuiteen, jolloin niiden sisältö tulee saataviille Content Libraryyn. Tarjolla on kattava määrä erilaisia ilmaisia integraatioita.

Valmiin postauksen voi ajastaa tai lähettää ulos heti. Postauksen voi myös tallentaa luonnoksena tai Content Libraryyn myöhempää käyttöä varten.

Pinterest-julkaisut tehdään saman näköisessä New Pin-ikkunassa, samalla tavalla kuin muutkin julkaisut, pienin eroin johtuen kanavan rajoituksista.

ANALYTICS

Hootsuiten analytiikka on mielestäni todella monipuolinen ja kattava. Tarjolla on Measure-näkymä Twitterille, Facebookille ja Instagramille, postaukset taulukkona niiden toimivuuden yleissilmäilyä varten (myös LinkedIn), sekä tärkeimpänä raportit. Measure-osiosta voi ladata minkä tahansa kanavan sisällöt halutulta aikaväliltä myös .xlsx tai .csv -formaatissa. Taulukosta voi tarkastella postauksen sisältöä, kommenttien määrää, sitoutuneisuutta, linkkien klikkauksia, reachia, reaktioita, jakoja ja videoiden katselua. Sisältöjä voi suodattaa Hootsuiten tagien ja kampanjoiden mukaan.

Raporttinäkymä on analytiikan ehdoton kulmakivi. Saatavilla on valmiita raporttipohjia Twitterille Facebookille, Instagramille ja LinkedInille. Valmiilla pohjilla on helppo aloittaa, mutta parhaan hyödyn saa irti rakentamalla itse omiin tarpeisiin sopivan raportin tyhjästä. Eri palveluita voi yhdistää samalle raportille ja kanavia voi tarkastella joko erikseen tai niputtamalla niitä ilman mitään rajoituksia.

Raportteja voi kopioida, jakaa Hootsuiten sisällä muille käyttäjille ja ajastaa niin, että valmis raportti tulee haluttuna aikana sähköpostiin.

Tietoja voi tarkastella halutulla aikavälillä ja vertailla toisen aikavälin tuloksiin. Raportit saa ladattua .pdf, .xlsx, .csv ja .pptx -muodoissa.

Raportit koostetaan paneeleista, joita voi järjestellä oman mielen mukaan. Jokaisen paneelin ulkoasua voi myös muokata, sekä päättää näyttääkö se datan yhteenlaskettuna vai eritellen (mittarista riippuen tietenkin)